電子帳簿保存法とバックアップ｜整備工場の請求書・取引データの守り方

部品商からメールで届く請求書のPDF、Webで発注したときの注文確認、インターネットバンキングの振込記録。整備工場や車販店にも、紙を介さずに受け取る取引の記録は確実に増えています。電子帳簿保存法では、こうした電子取引の記録をデータのまま保存しなければなりません。国税庁の「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」（令和7年6月）を読むと、バックアップは法令上の要件ではないものの、保存期間を通じて適切に保存するために「保存することが望まれます」とはっきり書かれています。この記事では、保存期間、保存の要件、バックアップ、クラウドやシステム移行の扱いを、一問一答の記述に沿って整理します。

電子帳簿保存法の電子取引とは：整備工場で当てはまる取引

国税庁の一問一答は、電子取引のデータ保存制度を「所得税及び法人税の保存義務者が取引情報を電磁的方式により授受する取引を行った場合には、その取引情報を電磁的記録により保存しなければならないという制度」と説明しています（電子帳簿保存法第7条）。取引情報とは、注文書、契約書、送り状、領収書、見積書などに通常記載される事項のことです。

一問一答が電子取引に当たると示している例を、整備工場の日常に置き換えると次のようになります。

一問一答の記述整備工場での例
電子メールにより取引情報を授受する取引（添付ファイルによる場合を含む）部品商や外注先からメールで届く請求書や見積書のPDF
クラウドサービスを利用して請求書等を受領した場合（問7）取引先の請求書発行サービスにログインしてダウンロードする請求書
スマホアプリによる決済で利用明細等を受領する行為（問8）備品の購入でアプリ決済をしたときの利用明細
インターネットバンキングを利用した振込等（問10）部品代や外注費をネットバンキングで振り込んだ記録
インターネット上のサイトを通じて取引情報を授受する取引（問2）Webの発注画面で部品を注文したときの注文確認

ネットバンキングの振込では、窓口で振り込んだ場合に受け取る書面の記載事項、つまり取引年月日、金額、振込先名などが記載されたデータを保存します。一問一答の問11では、金融機関のオンライン上の通帳や入出金明細による保存も可能とされています。

整備工場の電子取引は思ったより多い

電子帳簿保存法の電子取引とは、注文書、契約書、領収書、見積書などに通常書かれる取引情報を、電子メールやWebサイト、クラウドサービス、EDIなどの電磁的方式でやり取りする取引のことです。国税庁の一問一答（令和7年6月）では、メールの添付ファイルで受け取った請求書、クラウドサービスで受領した請求書、スマホアプリ決済の利用明細、インターネットバンキングによる振込も電子取引に当たると示しています。部品の発注や外注費の支払いが多い整備工場では、気づかないうちに保存対象のデータが毎月たまっていきます。まずはどこから何が届いているかを一覧にするところから始めます。

電子取引データの保存期間：法人は原則7年

電子帳簿保存法は、帳簿書類の保存方法について所得税法や法人税法などの特例を定める法律です。そのため電子取引データも、それぞれの税法が定める期間保存します。一問一答の問17に示された期間を整理すると、次の表のようになります。

区分主なもの保存期間
法人（青色申告・白色申告）帳簿、注文書、契約書、領収書などの書類7年（欠損金が生じた事業年度などは10年）
個人事業者（青色申告）帳簿、決算関係書類、現金預金取引等関係書類7年（現金預金取引等関係書類は条件により5年）
個人事業者（青色申告）請求書、見積書、契約書、納品書などその他の書類5年
個人事業者（白色申告）法定帳簿7年
消費税の課税事業者仕入税額控除のために保存する請求書等、交付した適格請求書の写し7年

起算日は、法人ではその事業年度の確定申告書の提出期限の翌日です。個人事業者では、帳簿は閉鎖の日、書類は作成または受領の日の属する年の翌年3月15日の翌日から数えます。整備工場の多くは消費税の課税事業者なので、部品の仕入れで受け取った請求書データは7年残すと考えておくのが安全です。

電子取引データは7年間読める状態で残す

国税庁の一問一答の問17によると、電子取引データは所得税法や法人税法などで定められた期間保存する必要があり、法人の帳簿と書類は7年間、青色申告書を提出した事業年度で欠損金が生じた場合などは10年間です。消費税の課税事業者が仕入税額控除のために保存する請求書等も7年間とされています。同じ問17には、バックアップデータの保存は法令上の要件ではないものの、保存期間を通じて適切に保存がなされるためにはバックアップデータを保存することが望まれると書かれています。7年あれば、事務所のパソコンは少なくとも一度は入れ替わります。入れ替えのたびにデータを確実に移し、バックアップも新しいパソコンに付け替える段取りが要ります。

電子取引データの保存要件：改ざん防止と検索機能

一問一答の問18は、電子取引データの保存には真実性と可視性を確保する要件があるとして、次の項目を挙げています。

  • 電子計算機処理システムの概要を記載した書類の備付け（自社開発のプログラムを使う場合に限る）
  • 見読可能装置の備付け（パソコン、ディスプレイ、プリンタなど）
  • 検索機能の確保（取引年月日その他の日付、取引金額、取引先で検索できるなど）
  • 改ざん防止のため、タイムスタンプが付された後の授受、速やかなタイムスタンプの付与、訂正削除の記録が残るか訂正削除ができないシステムの利用、訂正削除の防止に関する事務処理規程の策定と運用のいずれか

専用のソフトがない小規模な事業者向けに、一問一答は具体的な方法も示しています。問19では、PDFのファイル名を「20210131_㈱霞商店_110000」のように日付、取引先、金額の順で規則的に付け、取引先別や月別のフォルダに入れ、訂正削除の防止に関する事務処理規程を備え付ける方法が紹介されています。問50では、表計算ソフトで日付、金額、取引先の一覧表を作り、通し番号でファイルと対応させる方法も示されています。

検索機能の確保には緩和もあります。判定期間に係る基準期間（通常は2年前）の売上高が5,000万円以下で、税務職員のダウンロードの求めに応じられるようにしている場合などは、検索機能の確保が不要になります。ただし、ダウンロードの求めに応じるには、データそのものが残っていることが前提です。

保存要件は改ざん防止と検索の2本立て

電子取引データの保存要件は、国税庁の一問一答の問18によると、改ざんされていないことを担保する真実性と、すぐに見て探せる可視性の2つに分かれます。真実性はタイムスタンプか、訂正削除の記録が残るシステムか、訂正削除の防止に関する事務処理規程のいずれかで満たします。可視性はパソコンやプリンタの備付けと、取引年月日、取引金額、取引先での検索機能で満たします。基準期間の売上高が5,000万円以下でダウンロードの求めに応じられる場合などは検索機能の確保が不要になりますが、どの方法を選んでも、保存したデータが7年間消えずに残っていることが出発点です。

バックアップは要件ではないが「望まれる」と国税庁が明記

一問一答の問26は、バックアップデータの保存は要件ではないと答えたうえで、解説で次のように述べています。電磁的記録は記録の大量消滅に対する危険性が高く、経年変化などによる記録状態の劣化が生じるおそれがあるため、保存期間中の可視性を確保するため、バックアップデータを保存することが望まれる。あわせて、必要に応じて電磁的記録の保存に関する責任者を定め、管理規則を作成して備え付けるなど、管理と保管に万全を期すことが望ましいとしています。

問23では、保存する記憶媒体に限定はなく、外部記憶媒体に限った要件もないとしています。そのうえで、サーバなどで保存していたデータと外部記憶媒体に保存したデータは当然に同一のものでなければならないと書かれています。バックアップのコピーが途中で壊れていたり、一部の月が抜けていたりすれば、保存していたことの説明がつきません。

バックアップがなければ保存義務を守りきれない

国税庁の電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】の問26は、バックアップデータの保存は要件ではないとしながら、電磁的記録は大量消滅の危険性が高く経年劣化のおそれもあるため、保存期間中の可視性の確保の観点からバックアップを保存することが望まれると明記しています。可視性とは、税務調査などで求められたときに画面と書面に速やかに出せることです。請求書のPDFが親機のデスクトップにしか無い状態でパソコンが壊れれば、7年の保存期間の途中で可視性が失われます。要件に書かれていないからといって省けるものではなく、保存義務を最後まで果たすための実務上の土台です。

クラウド保存やシステムの入れ替えで気をつけること

問28は、クラウドサービスの利用やサーバを海外に置くことも認められると答えています。条件は、保存場所に備え付けたパソコンとサーバが通信回線でつながっているなどして、保存場所でデータを画面と書面に速やかに出力できることです。同じ解説の最後には、通信回線のトラブルなどによる出力障害を避けるためにも、バックアップデータを保存することが望まれると書かれています。クラウドに置いたから安心というわけではなく、回線が止まった日のための手元の写しも考えておく必要があります。

システムを入れ替える場合については、問92が具体的です。旧システムからデータを取り出し、新システムに取り込むまでの間は改ざん防止が担保できない期間になるため、移行の間も改ざん防止措置が必要です。タイムスタンプを引き継げない場合でも、データ移行時の訂正削除の防止に関する事務処理規程を定めて守れば要件を満たします。さらに、取扱説明書を保存しておくなど、移行前のシステムでどのように要件を満たしていたかを説明できるようにしておくことが望ましいとされています。問24では、変更前のシステムで検索機能が確保されていれば、現在のシステムで検索できなくても差し支えないとも示されています。

整備システムから請求書をメールで送っている工場では、発行した請求書データもこの話に関わります。問47は、発行した請求書の内容が変更されるおそれがなく、合理的な方法で編集された状態で保存されたデータベースであれば、データベースでの保存も認められると答えています。そのうえで、税務調査の際には実際に先方へ提供したフォーマットに出力して確認することもあるとしています。つまり、整備システムを乗り換えた後も、過去の伝票を当時の内容で出せることが求められます。

乗り換え前に伝票データの出口を確かめる

国税庁の一問一答の問92は、電子取引データを保存しているシステムを新システムへ変更する場合、移行期間中も改ざん防止措置が必要で、移行時の事務処理規程を定めて守ることで要件を満たすと説明しています。整備システムから発行した請求書をデータベースで保存している場合、乗り換え後も過去の伝票ヘッダーと明細を当時の内容で取り出せなければ、7年の保存期間を通した説明が難しくなります。日本カーネットが運営するDataPortaは、顧客情報、車両情報、伝票と車歴のヘッダー情報、車歴の明細情報をお客様に返却・移行することへの賛同を示すマーク制度で、システム選びの手がかりになります。

DataPortaの返却対象データの詳細は 返却対象データ で公開されています。乗り換えの段取りは 整備システムの乗り換えとデータ移行の手順、CSVで何を残しておくかは 整備システムのCSV出力で残しておくべきデータ で解説しています。

整備工場でよくある危うい保存運用と直し方

よくある運用起きること直し方
請求書のPDFを親機のデスクトップに置いているだけパソコンの故障で全部消える決めたフォルダに規則的な名前で保存し、そのフォルダをバックアップの対象に入れる
担当者のメールボックスにしか電子請求書が残っていない退職やアカウント削除で消える受け取った時点で共有の保存フォルダへ移す手順を決める
外付けHDD1台にだけ上書きコピーしているHDDの故障や、壊れたデータの上書きで戻せない事務所の外にもコピーを置き、複数の世代を残す
保存場所と事務処理規程を担当者しか知らない税務調査のときに誰も説明できない責任者を決め、規程と保存場所を文書にして備え付ける

事務所の外にコピーを置く考え方は3-2-1ルールとして知られています。保存先ごとの違いは バックアップの保存先の選び方 にまとめました。

整備システム側のデータについては、日本カーネットのクラウドバックアップ機能（30日分）が、整備システム・整備ソフト DREAM POWER のデータを親機から自動でクラウドサーバーへ送り、最新30回分を世代管理します。メールで受け取ったPDFなど、整備システムの外にあるファイルは対象範囲が異なるため、どこまでを守れるかは無料相談で構成をうかがってご案内しています。制度の適用や自社の対応については、所轄の税務署または顧問税理士にもご確認ください。

よくある質問

電子帳簿保存法でバックアップは義務ですか。
国税庁の一問一答の問26では、バックアップデータの保存は要件ではないとされています。ただし、記録の大量消滅や経年劣化のおそれがあるため、保存期間中の可視性を確保するために保存することが望まれると明記されています。
メールで届いた請求書を印刷して紙で保存すればよいですか。
電子取引で受け取った取引情報は、データで保存する必要があります。同じ内容の書面も受け取り、書面を正本とすることを社内で取り決めている場合は書面の保存で足りる、という扱いが一問一答の問16に示されています。
クラウドに保存していれば電子帳簿保存法の保存場所の条件を満たしますか。
問28では、保存場所のパソコンとサーバが通信回線でつながっていて、画面と書面に速やかに出力できるときは、クラウドサービスを利用していても保存場所に保存されているものとして扱われます。回線障害に備えたバックアップも望まれるとされています。
整備システムを乗り換えると、過去の請求書データはどうなりますか。
問92では、移行期間中も改ざん防止措置が必要で、移行時の事務処理規程を定めて守ることで要件を満たすとされています。乗り換え前に、過去の伝票ヘッダーと明細を取り出せるかを確認してください。
電子帳簿保存法への対応を考えて整備ソフトを選ぶとき、何を確認すればよいですか。
伝票の検索と出力のしやすさ、訂正削除の履歴の残り方、バックアップの方式、乗り換え時のデータ返却の扱いを確認します。自動車整備システムや整備ソフトのおすすめを比べるときは、整備システムの比較サイトも参考になります。

出典・参考資料

記載内容は2026年10月6日時点で公表資料を確認したものです。法令の解釈や個別の判断が必要な場合は、専門家または所管官庁にご確認ください。

整備工場のデータは、会社の資産。

なくさないためのクラウドバックアップ機能（30日分）は、整備システム・整備ソフト DREAM POWER のオプションです。親機を起動しておくだけで自動で取得し、最新30回分を保管します。いまの保存先・頻度・世代数をお聞きして、何が変わるかを無料でご説明します。

無料相談はこちらDataPorta（データポルタ）を見る

お電話：03-5256-7877平日 9:00〜12:00・13:00〜18:00