電子帳簿保存法では、メールやWebでやり取りした請求書・領収書・注文書などの電子取引データは、そのままデータで保存することが求められます。紙に印刷して保存する運用は原則として認められません。整備工場・車販店でも、部品商とのやり取りやカード明細、ネット経由の請求書が該当します。
電子取引データ保存で求められること
- 真実性の確保：改ざんされていないこと（訂正削除の履歴が残る、または事務処理規程を定めて運用する など）
- 可視性の確保：ディスプレイと書面で速やかに出力できること、取引年月日・取引金額・取引先で検索できること
- 法定の保存期間中、その状態を維持すること
法律に「バックアップを取れ」とは書かれていないが
電子帳簿保存法の要件そのものに、バックアップ取得の直接的な規定はありません。しかし保存期間中にデータが消えれば、保存義務を果たせないことになります。パソコンの故障・ランサムウェア・誤削除は、そのまま「保存していない」状態を作り出します。実務上、バックアップは要件を満たし続けるための前提です。
整備工場でよくある危うい運用
- 請求書PDFを親機のデスクトップに置いているだけ
- 整備システムの売上・請求データを、外付けHDD1台にだけ上書きコピー
- 担当者のパソコンのメールボックスにしか電子請求書が残っていない
- 保存フォルダの場所を担当者しか知らない
いずれも、パソコン1台の故障で保存義務が果たせなくなる構成です。
やるべきことはシンプル
- 整備システムの業務データを自動でバックアップする
- コピーを事務所の外にも置く（3-2-1ルール）
- 複数世代を残し、破損や誤操作から巻き戻せるようにする
- 保存場所と復元手順を、担当者以外にも分かる形で残す
記録簿の電子保存についても同じ考え方が必要です。点検整備記録簿を電子で保存するときの要件もあわせてご確認ください。
※制度の詳細や自社の対応可否は、所轄の税務署または顧問税理士にご確認ください。
整備システムのデータ、いまのバックアップで戻せますか
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クラウドバックアップの仕組み・導入前チェックリスト・料金の考え方は 自動車整備ソフトのクラウドバックアップ 完全ガイド でまとめています。